Osallistamisella parempaan lopputulokseen
Mestaritoiminnan rakennuttamishankkeissa käyttäjät ovat aktiivisesti mukana suunnittelussa. Käyttäjillä tarkoitan Järvenpään kaupungin eri toimialojen edustajia, tilojen henkilökuntaa, koulujen oppilaita ja asukkaita Asunto-osuuskunta Silkin hankkeissa, joissa asukkaat ovat tiedossa jo suunnitteluvaiheessa.
Käyttäjien aktiivinen osallistuminen alusta lähtien takaa, että saadaan kerralla parempi lopputulos ja käyttäjät ovat tiloihin tyytyväisiä. Myös muutostöiden tarve toimitiloissa vähenee, mikä tarkoittaa kustannussäästöjä kaupungille.
Osallistaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että käyttäjien toiveet ja tarpeet kartoitetaan esimerkiksi keskustellen, työpajatoiminnan kautta tai kyselytutkimuksin jo hankesuunnitteluvaiheessa. Sen jälkeen käyttäjät pääsevät kommentoimaan laadittuja suunnitelmia ja ovat mukana myös rakennusvaiheessa tekemässä valintoja suunnitelmien käytännön ratkaisuista. Käyttäjien kanssa sovitaan myös muun muassa hankkeen viestinnän tarpeista.
Tärkeintä on saumaton vuoropuhelu rakennuttajan, suunnittelijoiden ja tilojen käyttäjien kesken. Tärkeää on myös se, että vuoropuhelun kävijöissä on mukana henkilöitä, joilla on valta päättää asioista kokonaisbudjetin puitteissa. Silloin osallistaminen ei venytä projektiaikataulua.
Osallistamiseen kuuluu myös aktiivinen asioista tiedottaminen kuntalaisille. Olin mukana syyskuussa pidetyssä Järvenpään Yhteiskoulun infotilaisuudessa kertomassa järvenpääläisille JYK:n rakentamiseen liittyvistä asioita. Se oli hyvä tilaisuus, jossa oli mukana yli 50 kuntalaista. Saimme heidän kysymystensä kautta tietoa siitä, mistä asioista meidän kannattaa hankkeessa viestiä.
Osallistamiseen pätee samat säännöt kuin muuhunkin toimintaa eli tekemällä oppii ja kehittyy. Olemme kehittäneet toimintaa hankkeesta toiseen niin, että saataisiin yhä sujuvammin esiin hankkeen kannalta tärkeät asiat. JYK:n hankkeessa osallistaminen on mielestäni jo hyvällä tasolla.
Parasta palautetta on kuulla valmiiden tilojen käyttäjiltä, että tilat toimivat suunnitellusti ja että heidän ajatustensa huomioiminen näkyy lopputuloksessa. Näin on todennut esimerkiksi tämän vuoden alussa valmistuneen Cooperin päiväkodin henkilöstö.
Mestaritoiminnalle tuollainen palaute on erittäin tärkeää, sillä mehän olemme kaupunkikonserniin kuuluva toimija ja teemme tiloja kaikkien kaupunkilaisten pitkäaikaiseen käyttöön. Se on myös tärkein motiivi osallistamiseen, joka ei suinkaan ole itsestään selvä asia vielä tänäkään päivänä. Onneksi Järvenpään kaupunki ymmärtää asian tärkeyden ja on myös valmis panostamaan siihen resursseja.
Teemu Jaakkola
Rakennuttajapäällikkö
Mestaritoiminta Oy